Política de privacidad

1. Quiénes somos

Esta política explica cómo se tratan los datos personales en Kondominios, una plataforma web y un servicio de WhatsApp para administrar condominios y propiedades en alquiler. Se redacta con base en la Ley 172-13 sobre protección integral de los datos personales de la República Dominicana.

Kondominios tiene su base en Santo Domingo, República Dominicana. Para asuntos de datos personales, escríbanos a soporte@kondominios.com.

2. Nuestro papel: responsable y encargado

Actuamos con dos papeles distintos, según de quién sean los datos.

Somos responsables del tratamiento de los datos de cuenta y facturación: nombre, correo, teléfono y rol de quien crea o usa una cuenta, y los datos para cobrar el plan de la organización. Nosotros decidimos para qué se usan.

Somos encargados del tratamiento de los datos de los residentes y del condominio que carga o genera la administración: unidades, cargos, pagos, averías, reservas, visitas y conversaciones. La administración (la junta o la empresa administradora de cada condominio) es la responsable de esos datos. Los tratamos solo según sus instrucciones y para prestarle el Servicio.

3. Qué datos tratamos

Según el uso que se haga del Servicio, tratamos estas categorías de datos:

• Identificación y contacto: nombre, cédula, correo y teléfono.
• Vivienda: unidad, relación con la unidad (propietario o inquilino), alícuota y datos de contratos de alquiler.
• Financieros: cargos, pagos, saldos, recibos y comprobantes. No guardamos números de tarjeta en esta plataforma.
• Imágenes y archivos: fotos de averías, lecturas de medidores y documentos que se suben al Servicio.
• Comunicaciones: mensajes y conversaciones con Koko, el asistente del Servicio, y mensajes de WhatsApp.
• Control de acceso: visitas registradas por los guardias, con el nombre del visitante y la hora de entrada y salida.
• Técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y errores de la aplicación.
• Solicitudes de plantillas gratuitas: nombre, correo, empresa, rol y las plantillas pedidas.

4. Para qué los usamos y con qué base legal

Usamos los datos para prestar el Servicio: crear cuentas, generar cargos y registrar pagos, atender averías y reservas, enviar avisos por correo, SMS y WhatsApp, responder con Koko, proteger el sistema contra abusos y medir su funcionamiento.

La base legal es la relación contractual con la organización, el consentimiento del titular cuando la ley lo exige (por ejemplo, para recibir mensajes de WhatsApp, que se pueden detener en cualquier momento escribiendo STOP) y el cumplimiento de obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

Si pide las plantillas gratuitas del sitio, usamos su nombre, correo, empresa, rol y las plantillas que eligió para enviárselas y para mandarle un correo de seguimiento, con su consentimiento. Conservamos estos datos hasta 12 meses, o menos si usted se da de baja antes.

5. Con quién compartimos datos

Para operar el Servicio usamos proveedores de tecnología para el alojamiento de la aplicación y de la base de datos, el inicio de sesión, el envío de correos, SMS y mensajes de WhatsApp, el almacenamiento de imágenes, las funciones de inteligencia artificial, el registro de errores y la protección contra bots. Cada uno recibe solo los datos que necesita para su función.

• Subencargados del tratamiento

6. Inteligencia artificial y puntuación de morosidad

Cuando un usuario conversa con Koko, su mensaje y el contexto necesario para responder se envían a un proveedor de inteligencia artificial que los procesa por cuenta nuestra. Koko solo responde sobre el Servicio. No tome decisiones legales o financieras con base únicamente en sus respuestas.

El Servicio calcula un indicador de riesgo de morosidad con datos de comportamiento de pago de cada unidad (por ejemplo, días de atraso y saldo). Ese cálculo no envía nombres ni datos de contacto, y la administración decide qué hacer con el resultado.

7. Cuánto tiempo guardamos los datos

Conservamos los datos de cuenta mientras la organización tenga el Servicio activo, y los datos de cada condominio mientras la administración los necesite para su gestión y para cumplir obligaciones legales. Las conversaciones con Koko se archivan después de un período de inactividad.

Al cerrar la cuenta, la organización tiene 30 días para exportar sus datos o pedirnos una copia. Después los borramos de forma definitiva en un máximo de 90 días, también de las copias de seguridad, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.

8. Sus derechos

Usted puede pedir acceso a sus datos, rectificarlos si son inexactos, solicitar su supresión (cancelación) y oponerse a ciertos usos.

Si usted es residente, empiece por la administración de su condominio, que es la responsable de sus datos. Nosotros la ayudamos a responder. Para los datos de cuenta y facturación, o si la administración no le responde, escríbanos a soporte@kondominios.com.

Responderemos en un plazo máximo de 30 días. También puede acudir a la autoridad dominicana competente en protección de datos.

9. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores operan fuera de la República Dominicana, principalmente en los Estados Unidos, por lo que sus datos pueden tratarse allí. Trabajamos con proveedores que se comprometen por contrato a proteger los datos con medidas de seguridad adecuadas.

10. Menores de edad

El Servicio no está dirigido a menores de 18 años y no les crea cuentas. La administración puede registrar datos de un menor que vive en una unidad solo cuando sea necesario para la gestión del condominio y bajo su responsabilidad.

11. Seguridad e incidentes

Protegemos los datos con control de acceso por rol, separación de los datos de cada organización y conexiones cifradas.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, avisaremos a la administración sin demora, a más tardar 72 horas después de confirmarlo, y la ayudaremos a informar a los titulares afectados.

12. Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política. Cuando el cambio sea importante, se lo avisaremos antes de que aplique. Para consultas sobre esta política, use la página de contacto.

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